외주비는 장부에 있었지만, 사람은 어디에도 없었습니다

아래 사례는 특정 업체의 사건을 그대로 옮긴 것이 아니라, 실무에서 반복적으로 나타나는 유형을 재구성한 것입니다. 업종과 금액은 변형했습니다.

장부엔 있었지만, 지급명세서엔 없었다

광고·콘텐츠 제작업을 하는 이 회사는 매출 27억 원에 직원은 9명이지만, 매년 영상촬영과 디자인, 번역, 편집, 성우녹음을 맡기는 외주인력이 약 80명에 달했습니다.

정기적으로 함께 일하는 프리랜서는 급여프로그램에 이름과 주민등록번호, 계좌번호가 등록돼 있었고, 지급할 때마다 3.3%를 공제했습니다. 이 경로는 문제가 없었습니다.

문제는 프로젝트 마감이 임박할 때마다 급하게 섭외하는 인력이었습니다. 담당자가 단체대화방에서 촬영보조나 편집자를 구하고, 작업이 끝나면 경리에게 지급을 요청하는 방식이었습니다. 통장 적요에는 '촬영', '번역', '현장비' 정도만 남았습니다.

이런 인력은 매번 다른 사람이 섭외됐고, 한 번 일하고 다시 연락하지 않는 경우도 많았습니다. 정기 프리랜서처럼 매달 같은 사람에게 지급하는 구조가 아니었기 때문에, 애초에 급여프로그램에 등록할 계기 자체가 없었습니다.

계좌이체는 장부로 갔지만, 인적사항은 어디에도 가지 않았다

계좌이체 자료는 회계프로그램으로 자동 수집돼 외주용역비로 분개됐습니다. 비용은 장부에 정상적으로 반영됐습니다.

그러나 원천세 신고는 다른 프로그램에서 이뤄졌습니다. 지급받은 사람의 주민등록번호가 등록되지 않으면 신고자료에 아예 들어가지 않는 구조였습니다.

경리는 장부에 외주비가 입력됐으니 원천세 자료에도 포함됐을 것으로 생각했습니다. 프로젝트 담당자는 이름과 계좌번호를 전달했으니 경리가 알아서 신고했을 것으로 생각했습니다. 서로가 상대방의 업무라고 믿었습니다.

직원이 먼저 개인카드나 개인계좌로 지급하고 회사에서 정산받은 경우는 더 찾기 어려웠습니다. 장부에는 직원 이름으로 '현장경비 정산'이라고만 들어가 있었고, 실제 돈을 받은 외주자의 정보는 영수증이나 메신저 대화 속에만 남아 있었습니다.

이 방식이 몇 년간 반복되는 동안에도 겉으로 드러나는 문제는 없었습니다. 회사 통장에서 돈이 나가고, 프로젝트는 예정대로 끝났기 때문입니다.

소명 안내로 드러난 1억 3천만 원의 차이

법인세 신고 후 외주용역비 계정에 대한 소명 안내가 왔습니다. 장부상 외주비는 약 5억 2,000만 원인데, 회사가 제출한 사업소득 지급자료는 약 3억 9,000만 원이었습니다.

소명 안내는 외주용역비로 계상된 금액과 실제 제출된 사업소득 지급자료 총액의 차이가 크다는 점을 지적하며, 그 차액에 대한 설명자료를 요구하는 내용이었습니다.

대표는 처음에 차액 1억 3,000만 원이 모두 누락은 아닐 것이라고 했습니다. 실제로 그랬습니다. 사업자등록을 한 외주업체에 지급하고 세금계산서를 받은 금액도 있었고, 교통비와 재료비를 실비로 정산한 금액도 섞여 있었습니다.

문제는 회사 내부에 그 구분표가 없다는 것이었습니다. 외주비 원장에는 거래상대방 대신 직원 이름이 적힌 건도 있었고, 거래처 코드가 '기타'로 되어 있는 전표도 많았습니다.

차액을 세 갈래로 다시 나누다

차액이 왜 생겼는지 확인하려면 5억 2,000만 원을 성격별로 다시 나눠야 했습니다. 통장 적요만으로는 판단할 수 없어 프로젝트별 원가표와 메신저 대화, 직원 경비정산서를 함께 봤습니다. 다시 나눈 결과를 정리하면 다음과 같습니다.

'현장비 60만 원'이라고 적힌 한 건을 확인해 보니 촬영보조 3명에게 각 20만 원씩 지급한 것이었습니다. 장부에는 직원 한 명에 대한 60만 원으로 처리돼 있었지만, 지급명세서상으로는 서로 다른 세 사람의 소득이었습니다.

또 다른 120만 원은 프리랜서 편집자에게 지급한 것으로 보였지만, 확인 결과 사업자등록을 한 개인사업자가 세금계산서를 발행한 거래였습니다. 무조건 3.3%로 신고하는 것도 맞지 않았습니다.

이미 돈을 받은 사람에게, 몇 년 뒤 주민등록번호를 다시 물었다

가장 어려웠던 것은 과거 외주자의 인적사항을 다시 받는 일이었습니다. 2년 전에 한 번 작업한 사람에게 갑자기 연락해 주민등록번호를 요청하면 상대방은 경계했습니다. 회사 이름조차 기억하지 못하는 사람도 있었습니다.

"당시 돈은 이미 받았는데 왜 지금 주민번호가 필요하냐"는 질문이 이어졌습니다. 회사는 누락된 지급자료를 정정하기 위한 것임을 설명하고, 개인정보 수집 목적과 보관 방법을 안내한 뒤 자료를 다시 받았습니다.

연락이 끊긴 사람은 과거 이메일과 계약서에서 인적사항을 찾았고, 퇴사한 프로젝트 매니저에게 연락해 당시 외주자 명단을 받기도 했습니다. 일부는 문자로 안내문과 동의 절차를 안내해 회신을 받는 방식으로 진행했고, 끝내 연락이 닿지 않는 소수는 회사가 보유한 계약서와 이체 내역만으로 소득 구분을 먼저 확정해야 했습니다.

인적사항을 다시 모으는 과정은 회사가 직접 진행해야 하는 부분이었습니다. 세무 대리인의 역할은 확보된 자료를 바탕으로 어떤 금액이 원천징수·지급명세서 대상인지 확인하고, 수정신고와 지급명세서 정정을 처리하는 데 있었습니다.

정정 결과는 63명, 1억 1천만 원 — 그리고 이미 끝난 남의 신고

63명에게 지급한 약 1억 1,000만 원이 원천세 신고 또는 지급명세서에서 누락된 것으로 최종 확인됐습니다. 누락된 원천세와 지방소득세, 지급자료 관련 가산세 등을 합해 약 800만 원을 추가로 부담했습니다.

금액보다 더 큰 문제는 개인별 소득자료를 정정하는 일이었습니다. 일부 외주자는 이미 종합소득세 신고를 마친 상태였고, 회사의 뒤늦은 지급자료 제출로 그 사람들의 소득자료가 달라졌습니다. 회사의 실수가 남의 신고를 흔든 셈입니다.

회계장부에는 처음부터 비용이 들어가 있었습니다. 그럼에도 원천세가 누락된 이유는 간단했습니다. 회계프로그램은 돈이 나갔다는 사실을 기록했지만, 원천세 신고에는 그 돈을 받은 '사람'의 정보가 필요했기 때문입니다.

외주 인력을 쓰는 회사라면 확인할 것이 있습니다. 정기 프리랜서만 급여프로그램에 등록하고, 급하게 섭외한 인력은 통장이체로만 처리하고 있지 않은지 살펴봐야 합니다. 그리고 비용으로 분개된 외주비 총액과 지급명세서상 인원별 금액이 매년 일치하는지 대사하는 절차가 있는지도 함께 봐야 합니다.

특히 프로젝트 단위로 사람이 자주 바뀌는 업종일수록, 지급할 때마다 이름과 주민등록번호를 받아 두는 습관이 몇 년 뒤의 큰 정정 작업을 막는 가장 확실한 방법입니다.

자주 묻는 질문

외주비를 회계장부에 정상적으로 반영했는데도 원천세나 지급명세서 누락이 생길 수 있나요?

네, 생길 수 있습니다. 회계프로그램은 통장에서 돈이 나간 사실과 금액을 기록하지만, 원천세 신고와 지급명세서 제출에는 그 돈을 받은 사람의 이름과 주민등록번호가 별도로 필요합니다. 계좌이체 자료가 비용으로 자동 분개되더라도 지급받은 사람의 인적사항이 함께 등록되지 않으면, 장부상 비용과 실제 제출된 지급자료 사이에 차이가 생깁니다. 특히 급하게 섭외한 인력일수록 통장 적요에 업무명만 남고 인적사항이 누락되는 경우가 많습니다.

급하게 섭외한 인력에게 지급한 돈은 어떻게 원천징수해야 하나요?

먼저 지급받은 사람이 사업자등록을 한 사업자인지, 개인인지부터 확인해야 합니다. 사업자등록을 하고 세금계산서를 발행하는 상대라면 원천징수 대상이 아니지만, 개인에게 용역대가로 지급하는 금액은 사업소득으로 보아 원천징수하고 지급명세서를 제출해야 합니다. 교통비나 재료비처럼 실비로 정산한 금액은 성격이 다르므로 함께 섞어 일괄 처리하지 말고, 지급 항목별로 구분해 기록해 두는 절차가 필요합니다.

누락된 지급명세서를 나중에 제출하면 이미 신고를 마친 외주자의 세금에도 영향이 있나요?

영향이 있을 수 있습니다. 외주자가 이미 그 소득을 반영해 종합소득세 신고를 마쳤다면, 회사가 뒤늦게 제출하는 지급명세서로 인해 국세청이 확인하는 소득 내역이 달라질 수 있습니다. 이 경우 외주자 본인이 수정신고를 검토해야 할 수도 있습니다. 그래서 회사는 지급명세서를 정정하기 전에 어떤 사람의 소득자료가 바뀌는지 미리 파악하고, 필요하다면 해당 외주자에게 상황을 안내하는 것이 바람직합니다.